POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES QS INGENIERÍA S.A.S.
G E N E R A L I D A D E S
En su calidad de responsable del tratamiento de información personal, QUIROGA SOLUCIONES E INGENIERÍA -SIGLA QS INGENIERÍA S.A.S., hace pública la presente política para el tratamiento y protección de datos de personas naturales identificadas y/o identificables en razón al cumplimiento de su objeto social. QUIROGA SOLUCIONES E INGENIERÍA -SIGLA QS INGENIERÍA S.A.S., se encuentra constituida como una sociedad comercial ubicada en el municipio de Floridablanca, Departamento de Santander, Colombia. Dirección: Calle 30 No. 24-38 Oficina 403 Teléfono: (7) 6 39 34 66, correo electrónico: a.espítia@quirogasoluciones.com y para la elaboración de este documento se ha basado en lo comprendido en la Ley 1581 de 2012; Decreto 1377 de 2013 y demás normas que le complementen. La presente Política regirá para los empleados, proveedores, prestadores de servicios profesionales, clientes y personal en reclutamiento; así como para todas las personas de quienes esta organización recaude, almacene y trate datos personales.
DEFINICIÓN DE CONCEPTOS
Autorización. Consentimiento previo, expreso y voluntario del titular frente al tratamiento de su información personal.
Aviso de Privacidad. Forma de comunicación a través de la cual el responsable informa al Titular que su información es susceptible de tratamiento, así como la finalidad y forma de contacto para la presentación de quejas y/o reclamos.
Base de datos. Información organizada de acuerdo con sus fines para llevar a cabo el respectivo tratamiento.
Dato personal. Obedece a la información de carácter personal que permite que una persona natural sea identificada o identificable.
Dato privado. Información que debido a su naturaleza íntima solo importa a su Titular; por lo cual el tratamiento excepcional de esta requiere de un consentimiento obligatorio para su uso.
Dato Semiprivado. Información que si bien es cierto no tiene naturaleza íntima o absolutamente privada, sí puede ser de interés de terceros, específicamente a grupos sociales o de personas específicas. Para su tratamiento se requiere autorización.
Dato público. Información que está abierta al público en general y su tratamiento no requiere de previa autorización; no obstante, si está sujeta a los principios de la protección de datos personales.
Dato sensible. Información que afecta la intimidad del titular de manera directa, tales como su raza, filiación política, preferencia sexual; entre otros. En general su tratamiento es prohibido; sin embargo, excepcionalmente puede llevarse a cabo a través de una clara y expresa autorización.
Encargado del tratamiento. Se trata de la persona natural o jurídica a quien se le entrega el contenido total o parcial de una base de datos cuya recolección fue hecha por el responsable de la información, con la finalidad de que sea tratada por éste (Encargado). Cuando la información se entrega únicamente para que se sigan las instrucciones del responsable, se denomina transmisión; si la información entregada al tercero encargado es susceptible de que dicho tercero pueda hacer tratamiento bajo su disposición, estaremos hablando de transferencia de datos personales.
Habeas Data. Derecho consagrado y protegido por la Constitución Política de Colombia, a través del cual se garantiza el acceso, la actualización, la rectificación y supresión de los datos de las personas naturales.
Transferencia. Mecanismo a través del cual un responsable y/o un Encargado del tratamiento de información, envía a otro Responsable o a otro Encargado facultado para decidir sobre la base de datos (convirtiéndolo a su vez en Encargado-Responsable), dicha información. Esta operación puede realizarse fuera o dentro del territorio nacional; en la transferencia ambas partes (tanto Responsable como Encargado y Encargado-Responsable) deciden sobre la base de datos.
Transmisión. Mecanismo a través del cual un Responsable envía información a un Encargado, bajo la directriz única y exclusiva de ese Responsable. En tal sentido, el Encargado sigue únicamente la instrucción del Responsable sin poder decidir sobre la base de datos. Dicha operación puede llevarse a cabo dentro o fuera del territorio nacional.
Tratamiento. Se refiere a cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
AUTORIZACIONES – FINALIDADES
Para llevar a cabo el tratamiento de datos personales, la normatividad correspondiente indica que será necesario contar con autorización del Titular de dicha información cuando se trate de datos privados, semiprivados y sensibles, especificando la finalidad de dicho tratamiento. Para cumplir con esta responsabilidad, QS INGENIERÍA E INNOVACIÓN S.A.S., lleva a cabo la recolección de tales autorizaciones a través de medios idóneos que permiten comprobar su validez. De conformidad con lo dispuesto en el art. 11 del Decreto 1377 de 2003; la organización mantendrá la información de las bases de datos durante el término que sea requerido para su utilización de manera razonable y necesaria, así como de conformidad con las condiciones legales que le obliguen a mantenerlas.La adquisición de esta información tiene como finalidad desarrollar gestiones al interior de la sociedad, así:
1. Gestión de procesos contractuales
Esta gestión tiene como finalidad desarrollar todos los procesos que requieren de contratación al interior de la organización; incluye los de carácter laboral.
2. Gestión de procesos con clientes
La finalidad de la gestión de procesos con clientes es mantener el contacto comercial con los mismos. Los clientes pueden ser personas naturales con quienes se realizan negociaciones directas, o con personas naturales que con ocasión a su cargo representan entidades con personería jurídica.
3. Gestión de procesos con proveedores
La gestión de este proceso se realiza con el propósito de proveer a la organización de productos y/o servicios que le permiten sostener el giro ordinario de su razón de ser.
4. Gestión de proceso de reclutamiento
Tiene como finalidad almacenar la información de las personas que ingresan a procesos de selección propios de la organización. Es posible que para recaudar esta información, contemos con terceros dedicados a la selección de personal.
El tratamiento se hará de conformidad con los siguientes principios:
Confidencialidad. QS INGENIERÍA E INNOVACIÓN S.A.S., mantendrá la información recaudada con la mayor reserva. Solo se compartirán los datos de los titulares de las bases de datos, en la medida que sea necesario y teniendo en cuenta que exista previa autorización para ello.
Integridad. QS INGENIERÍA E INNOVACIÓN S.A.S., no alterará la información que repose en sus bases de datos de manera inequívoca intencionalmente. Sus colaboradores harán uso apropiado de dicha información y velarán porque la misma se conserve en su integridad.
Disponibilidad. QS INGENIERÍA E INNOVACIÓN S.A.S., velará por mantener en orden la información que almacena; de esta manera podrá disponer de la misma en la mayor brevedad de tiempo conforme al requerimiento solicitado.
USO DE SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA
QS INGENIERÍA E INNOVACIÓN S.A.S., hace uso de sistemas de videovigilancia por razones de seguridad al interior de sus instalaciones físicas. Dichas cámaras son de propiedad de la organización y las imágenes que allí se almacenan no son compartidas con terceros. La información recaudada se tratará con el mayor cuidado y discreción, lo anterior, especialmente en cumplimiento del principio de confidencialidad. La organización ratifica su conocimiento de que esta información es de carácter sensible, por lo cual la tratará previa autorización expresa o tácita del Titular. La existencia de dichos sistemas estará reflejada a través de carteles visibles.
Dichas imágenes serán almacenadas por un término máximo de un año, teniendo en cuenta que pueden ser requeridas eventualmente para efectos de control interno y/o por autoridad judicial competente.
CANALES DE ATENCIÓN AL TITULAR
El área encargada de resolver las inquietudes de los titulares será la Oficina Asesora Jurídica. Para la atención de requerimientos y consultas, se ha dispuesto como único canal el correo electrónico: a.espitia@quirogasoluciones.com; a través del cual se podrán ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información, así como para revocar la autorización concedida en la medida de su viabilidad legal.
Para atender los requerimientos de los titulares de la información almacenada y tratada por la organización, los mismos se han dividido en dos modalidades: Reclamos y Consultas.
RECLAMOS
Los RECLAMOS aplican cuando el titular, su representante o sus causahabientes (todos debidamente acreditados) requieren tramitar: (i) corrección, (ii) actualización, (iii) supresión (iv) incumplimiento de un deber legal de la ley de protección de datos personales.
Las reclamaciones se pueden tramitar ante el Responsable y/o ante el Encargado del tratamiento, su contenido mínimo es:
- Identificación del Titular
- Descripción de los hechos objeto de la reclamación
- Dirección/correo electrónico para efectos de notificacionesProcedimiento del reclamo:
- Término de respuesta: Quince (15) días hábiles
- Si no fuera posible su solución, este plazo podrá extenderse hasta ocho (08) días más,informando los motivos de la demora al solicitante.
- En caso de que el reclamo esté incompleto por parte del interesado, QS INGENIERÍAE INNOVACIÓN S.A.S., le requerirá para su subsanación, la cual deberá completarseen un término no superior a cinco (05) días hábiles.
- Si transcurridos dos (02) meses, contados a partir de la fecha del requerimiento elsolicitante no ha presentado la información o subsanación requerida, se entenderá que ha DESISTIDO del reclamo.CONSULTASLas CONSULTAS deben ser tramitadas por el titular, su representante o sus causahabientes (todos debidamente acreditados) y pueden ser elevadas ante el Responsable y/o ante el Encargado del tratamiento, indicando como mínimo:
- Identificación del Titular
- Descripción de los hechos objeto de la reclamación
- Dirección/correo electrónico para efectos de notificacionesProcedimiento de la consulta:
- Término de respuesta: Diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la consulta.
- Si no fuera posible su solución, este plazo podrá extenderse hasta cinco (05) días más, informando los motivos de la demora al solicitante.
DERECHOS DE LOS TITULARES
- Acceso a la información. Derecho a través del cual el titular puede solicitar que se indique qué tipo de información y con qué finalidad se tiene de él, pudiendo ejercer su uso a través de los canales de atención al titular.
- Actualización, rectificación y supresión de la información. QS INGENIERÍA E INNOVACIÓN S.A.S., adoptará las medidas oportunas a fin de que la información que reposa en sus bases de datos sea precisa y suficiente. En caso de ser solicitado por el Titular, tales datos podrán ser actualizados, rectificados y/o suprimidos.
VIGENCIA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del día once (11) de noviembre del año dos mil veinte (2020)
Floridablanca, Santander